Déroulement d’une intervention PAT-Miroir© sur 4 jours.

J1

Définir et exprimer

  • Approfondir la prise de conscience collective du projet avec les participants.

    En savoir plus :
    Cela permet de s’assurer que la finalité a été clairement énoncée, que chacun s’y retrouve et que l’objectif final soit le même pour tous. Cette étape qui peut sembler évidente est pourtant souvent passée à la trappe.

    Avantages et acquis :
    Vous créez un sentiment d’appartenance par l’énoncé d’une finalité commune où chacun a sa place.
    Vous libérez la parole, grâce aux règles du jeu dont l’animateur est le garant.
    Vous avez la capacité de faire travailler ensemble des personnes de cultures différentes.
    Vous faites travailler efficacement et ensemble des personnes de niveaux hiérarchiques différents.

  • Exprimer les Peurs, Attraits et Tentations possibles (PAT) du premier point de vue par rapport à la finalité à traiter. Faire de même pour les autres points de vue.
    Noter individuellement les PAT.
    Produire l’histogramme et interpréter les résultats suivant la grille de lecture (cas très favorable ou standard, situation de blocage possible, de crise ou de conflit potentiels ou d’instabilité).
    Partager et échanger autour du classement général des PAT et sur l’état de la situation.

    En savoir plus :
    La méthode est basée sur la production, en atelier de créativité, d’une liste exhaustive des Peurs, Attraits, et Tentations « possibles » des acteurs entre eux ou vis-à-vis du projet.
    De ces trois types de ressentis se déduisent les scénarios d’échec, de réussite et les comportements déviants pouvant compromettre le projet.
    Il n’y a pas de place pour des « boucs émissaires ». Chaque acteur est invité à se mettre à la place des autres parties prenantes. C’est le moment des interactions.
    Après s’être exprimés et avoir pris acte de la position des autres parties prenantes du projet, les participants notent individuellement les ressentis de l’ensemble du groupe.
    La somme des évaluations recueillies met en lumière, sous forme d’histogrammes, les vraies préoccupations du groupe. Ces représentations graphiques permettent d’identifier des éléments dont l’importance ou l’existence même avaient pu être jusque-là, mal évaluées ou simplement ignorées par une partie du groupe.
    Commence alors l’étape de construction d’une vision commune du projet. La confrontation des différentes visions permet d’établir un « fond commun d’évidence » recueillant l’approbation de tous.

    Avantages et acquis :
    Vous ouvrez chaque participant au point de vue des autres parties concernées (leçon d’écoute).
    Vous permettez aux plus bloquants et opposants de prendre la parole à travers les peurs et contribuer ainsi aux préconisations à venir.
    Vous faites toucher du doigt à tous les participants l’intérêt de l’intelligence collective en séance de créativité de groupe et cela même pour les personnes de faible niveau hiérarchique.
    Le classement général fait apparaitre les consensus (les premiers items du classement général par moyenne) et les dissensus (grâce au classement par écart type).
    Vous instaurez un climat de négociation sur la façon de classer les items et non sur le fond du problème.
    Vous construisez avec l’équipe un tableau de bord pour le suivi du projet.
    Vous permettez au groupe de construire ensemble une représentation détaillée et visuelle des problèmes et de leur criticité.
    Vous permettez au groupe de pouvoir anticiper, avant qu’ils n’apparaissent, les blocages, les crises et les instabilités qui risquent de se présenter au cours du projet de manière à prendre les mesures correctrices.

J2

Grouper

  • Présentation et découverte des résultats de la première journée.
    Regrouper chaque Peur, Attrait et Tentation par thème de même nature, voire de sous-thèmes si cela le nécessite.
    Nommer ensemble avec un titre chaque thème et sous-thème incontournables.
    Rechercher par thèmes et sous-thèmes les Dangers, Objectifs et Valeurs (DOV) associés respectivement aux Peurs, Attraits et Tentations.

J3

Proposer

  • Rechercher ensemble les préconisations : les précautions pour faire baisser les Peurs, les moyens et stratégies pour conforter les Attraits et les bonnes pratiques pour faire baisser les Tentations.
    Noter individuellement les préconisations.
    Définir l’impact potentiel de chaque préconisation sur les PAT.
    Produire un nouvel histogramme en prenant en compte les impacts et interpréter les nouveaux résultats suivant la même grille de lecture (cas très favorable ou standard, situation de blocage possible, de crise ou de conflit potentiels ou d’instabilité).

    En savoir plus :
    « L’individu est expert de son problème. » Dans cette étape, sont associés l’expertise et l’expérience de chacun des acteurs du projet.
    Lors de modules de créativité, le groupe avait produit des préconisations répondant à chacun des éléments constitutifs des thèmes et sous-thèmes incontournables. Celles-ci sont à leur tour notées en fonction de leur probabilité d’impact sur les objectifs recherchés en fonction de l’importance que les participants accordent à chaque préconisation pour la réussite du projet.

    Avantages et acquis :
    Vous prenez en compte des propositions de solution provenant de tous les participants.
    Vous libérez également la créativité en accueillant toutes les préconisations même celles qui appariassent contradictoires.
    Vous gagnez et faites gagner un temps précieux à toutes les parties concernées.
    Vous permettez au groupe de systématiser l’analyse des risques d’un projet en termes de relations humaines.
    Vous vous donnez la possibilité d’associer jusqu’à plusieurs centaines de personnes concernées à la phase de production des préconisations, ce qui, d’une part multiplie l’émergence de solutions innovantes et permet de motiver au changement tous les contributeurs.
    Vous permettez au groupe d’identifier les comportements inadaptés.
    Vous construisez ensemble une éthique du projet et les bonnes pratiques associées.
    Vous permettez ainsi à chacun de retrouver le sens de son travail.

J4

Décider

  • Regrouper chaque préconisation par axes d’action, voire de sous-axes d’action si cela le nécessite.
    Nommer avec un titre chaque axe et sous-axe d’action.
    Construire le plan d’action.

    En savoir plus :
    L’ensemble des préconisations du groupe, organisées en axes et sous-axes d’action, est présenté aux décideurs du projet. C’est un travail intermédiaire nécessaire dans la préparation de la séance suivante.

    Avantages et acquis :
    Vous vous assurez que chacun connait la responsabilité confiée aux autres dans le cadre de la présentation du programme d’action par le décideur et la remise du programme d’action à tous les participants.
    Vous associez le management des risques, des objectifs et de l’éthique.
    Vous clarifiez le fait que le groupe de travail n’est pas décisionnel mais fait des propositions concrètes au comité de pilotage.
    Vous clarifiez les responsabilités du décideur en instaurant une communication « bottom up, top down » bien balisée (au responsable de déterminer la finalité et de décider du programme d’action et à toutes les personnes concernées de proposer des idées de solution).

  • Restituer à l’ensemble du groupe de travail le plan d’action mis en place par le comité de pilotage. Celui-ci couvrira :

    • un management des risques,
    • un management des objectifs,
    • la prise en compte de l’éthique relationnelle.

Suivi

Evaluer 6 ou 12 mois après, le degré de réalisation du plan d’action, action par action.
Vérifier que les objectifs fixés ont été atteints.
Trouver, le cas échéant, de nouvelles actions permettant d’atteindre les objectifs et redistribuer les responsabilités.
Produire un nouveau plan d’action.

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